¿Qué debe tener una propuesta económica para obtener la aceptación del cliente?
Antes de enviar una propuesta económica, debemos tener en cuenta lo que el cliente espera encontrar en dicha propuesta. Para ello, podemos preguntarle al cliente cuáles son sus expectativas. De esta manera estaremos mejor preparados para crear una propuesta económica atrayente y así conseguir el aval que necesitamos.
A continuación, algunos tips que te serán de utilidad:
Mantenlo simple.
Para realizar una buena cotización ya no es necesario incluir una gran cantidad de datos, ya que todos los detalles y pormenores del servicio te serán solicitados cuando el cliente esté a punto de aprobar tu proyecto o se haya tomado la decisión final. Colocar datos innecesarios para impresionar ya no es recomendable. Ser conciso y centrarse en el objetivo será tu mejor aliado.
Cada cosa en su lugar.
Es importante que la cotización se entienda a simple vista. Para comenzar, se puede hacer uso de formatos con tablas o barras. Así cada ítem o sección será fácilmente reconocible y el cliente podrá ver lo que más le interese de manera más fácil, sin distracciones.
Contenido.
Deberás ser cuidadoso al elaborar la presentación y el contenido de la cotización, ya que esta será la cara de tu negocio. Asegúrate de incluir los siguientes puntos, de manera clara y fácilmente reconocible:
Datos de contacto: Es indispensable colocar la dirección, física y web; números de contacto, correo electrónico y redes sociales asociadas. También puedes colocar el logotipo o marca que te represente.
Quiénes somos: Se debe contemplar a qué se dedica la empresa, el equipo de trabajo que la conforma, referencias en caso de poseerlas y los servicios a prestar. No incluir información innecesaria ni extenderse demasiado. Mantener la simplicidad.
Objetivos del servicio:Incluirá una descripción del producto o servicio que se ofrece una vez realizado el pago o al término del plazo acordado. En lo posible, que sea muy simple. Algún título, una descripción breve y cantidad de piezas o producto dividido en categoría en caso de que corresponda. Para lograrlo, un estudio previo será necesario. Así sabrás con exactitud cómo presentar la información.
Desarrollo del contenido de la propuesta.
Esto es explicar en qué consistirá el servicio y cómo se va a proveer a nuestro cliente. Si nuestro servicio comprende diferente fases, deberemos ordenarlas y explica cada una.
- Alcance de la propuesta. Es muy importante dejar bien claro este punto. Si no delimitamos el alcance que tiene nuestro servicio, se pueden presentar desagradables malentendidos. Por lo tanto, es necesario especificar hasta donde contempla el servicio, y establecer que cualquier cosa que sobresalga de esos parámetros deberá ser previamente presupuestado. Si aclaramos desde un principio hasta donde llega nuestra propuesta, el cliente podrá tener una idea clara y esto contribuye a su bienestar y a la reputación de la empresa.
- Plazo o fecha acordada de entrega. Es la fecha acordada y estimada en la que se llevará a cabo el servicio propuesto. Para esto es muy importante planificarse bien y tener en cuenta diferentes escenarios. En la medida de lo posible se debe cumplir con la fecha pautada. Para no quedar mal, siempre se puede agregar un poco más de tiempo a los propuesto y comunicarlo al cliente antes de comenzar la realización del proyecto. Esto también es importantísimo para la buena relación cliente-empresa, así como mantener un estándar alto del proyecto y un mayor beneficio para el cliente.
- Valor del servicio. Este es otro punto que no se debe olvidar. ¿Qué aporta mi servicio de valor al cliente? Cuando se resaltan los beneficios que obtendrá el cliente, le damos más atractivo al proyecto y mejor proyección. Cuanto más tangible sean los beneficios, mucho mejor. Claro está, los beneficios deben estar en concordancia con los objetivos del proyecto.
- Retorno de inversión. En vez de presentar el proyecto como el pago por un producto o servicio, hay que mostrarlo como una inversión. El beneficio que espera el cliente puede ser cuantificado, así sólo sea de manera cualitativa. De esta forma, el cliente lo verá como una inversión para su bienestar y no simplemente como una fuga de su dinero. Si además el servicio a prestar presupondrá para el cliente un ahorro de costos a futuro, este debe ser tomado en cuenta.
- Seguimiento del servicio. Este es un aspecto que se olvida constantemente, uno que echan de menos los clientes. Lo cierto es que cualquier proyecto que valga debería proponer un seguimiento. Cuando le hacemos un seguimiento a un trabajo culminado nos estamos haciendo responsable de cualquier inconveniente o desperfecto que surja.
Al hacerlo, estaremos tomando data, una información invaluable para futuros trabajos. Hay que tomar en cuenta que cuando ofreces un seguimiento este capta el interés del cliente, haciéndolo más abierto a invertir en el servicio.
El seguimiento de un servicio puede plantearse de la siguiente manera:
Conforme se vaya finalizando cada fase del servicio.
Al finalizar el servicio en su totalidad. También se puede ofrecer un seguimiento a cómo se ha sentido el cliente luego de prestado el servicio. Esto le proporciona seguridad al cliente y también obtendremos información para mejorar nuestro proyecto.
Precio y forma de pago. Todo lo anterior justifica el valor económico del servicio. Si la situación lo permite, debemos especificar las diferentes formas de pago o si sólo hay una forma de cancelar.
Antes de enviar.
Una vez lista la cotización ha llegado la hora de enviar la propuesta al cliente. Es importante incluir en el proyecto la siguiente información: un título corto y claro, el cuerpo del correo no debe ser extenso y sólo contener la información necesaria, anexar algún agradecimiento y por supuesto la cotización en formato PDF.
Como se puede notar, presentar un proyecto no tiene que ser una tarea complicada o exclusivamente competencia de los profesionales. Será necesario seriedad, compromiso y claridad de nuestra parte. Pero si tomamos en cuentas las pautas dictadas en este material podemos realizar sin inconvenientes una propuesta atractiva para nuestros clientes.